作為企業(yè)IT技術(shù)官、網(wǎng)絡(luò)主管,中小型企業(yè)的CIO一項主要工作任務(wù),就是從事網(wǎng)絡(luò)的維護管理,管理公司內(nèi)部數(shù)量眾多的硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,并對員工上網(wǎng)行為進行有效的管理控制和引導(dǎo),使員工上網(wǎng)行為朝著有利于企業(yè)大方向發(fā)展。
員工工作時間濫用網(wǎng)絡(luò)行為,不但會造成帶寬緊張,影響到整個企業(yè)的運營,也可能隨之給企業(yè)帶來的嚴重信息安全隱患,受到病毒、黑客攻擊,可能導(dǎo)致整個企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)癱瘓,甚至導(dǎo)致文件、機密的損壞、丟失和泄露,等等!這些將使企業(yè)面臨預(yù)想不到的重大經(jīng)濟損失。
員工濫用網(wǎng)絡(luò)行為,CIO如何配合監(jiān)管?
可以說,如今對于企業(yè)而言,網(wǎng)絡(luò)化辦公、無紙化辦公已經(jīng)成為經(jīng)營管理工作中不可缺少、便捷高效的工具,但是面對目前越來越多、日益普遍的非工作上網(wǎng)行為、員工沉迷于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)象,網(wǎng)絡(luò)無疑也是一把棘手的雙刃劍,令企業(yè)管理者和CIO深感頭痛,也給企業(yè)帶來較大的管理難題、負面影響。
因此面對員工沉迷網(wǎng)絡(luò)、濫用網(wǎng)絡(luò)的難題,CIO如何配合企業(yè)行政管理部門,對員工上網(wǎng)行為進行有效的管理和控制,使員工上網(wǎng)行為朝著提高企業(yè)工作效率、改善工作管理、創(chuàng)建一個和諧向上的管理團隊的大方向發(fā)展,這已是時下企業(yè)管理當務(wù)之急了。有以下幾個對策,CIO不妨一試。
辦法一:設(shè)置專門上網(wǎng)的電腦
對于大部分員工工作不需要上網(wǎng)的企業(yè)來說,CIO可建議企業(yè),以人性化管理為本,
可設(shè)置若干可以上網(wǎng)的公共電腦,以給有時有要事急需上網(wǎng)的員工使用,同時限定時間。這些電腦應(yīng)裝有防病毒軟件,保護整個局域網(wǎng)安全。員工在上網(wǎng)時,最好有網(wǎng)絡(luò)管理員在旁邊監(jiān)督。
辦法二:合理安排上網(wǎng)時間
CIO可制定網(wǎng)絡(luò)使用作息時間,將上網(wǎng)時段分為上班和下班兩個時段,將資源在部分時間開放。在上班時間內(nèi),根據(jù)不同的部門只開放工作允許的網(wǎng)絡(luò)資源,在企業(yè)關(guān)鍵的網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)高峰時段,則限制部分員工上網(wǎng)或禁止使用某些網(wǎng)絡(luò);下班時間,允許員工1-2小時上網(wǎng),讓員工在緊張的工作之余舒緩、調(diào)解一下緊繃的神經(jīng),保持員工活力。
辦法三:因人而設(shè)上網(wǎng)權(quán)限
為防止網(wǎng)絡(luò)濫用、保護企業(yè)機密,CIO應(yīng)因人而異制定相關(guān)條例,對不同崗位設(shè)置不同權(quán)限。如市場部人員只允許通過公司郵件服務(wù)器收發(fā)EMAIL,所有郵件內(nèi)容和附件要被記錄;商務(wù)部門被允許在任何時段上QQ、MSN,并收發(fā)EMALL,但所有日志及內(nèi)容被記錄;研發(fā)人員被允許上技術(shù)網(wǎng)站,并禁止使用QQ、MSN;部門經(jīng)理以上中層干部被允許為擁有所有權(quán)限。
辦法四:應(yīng)用上網(wǎng)管理系統(tǒng)適度管控
對員工上網(wǎng)行為進行有效監(jiān)控和管理,CIO需要借助先進的網(wǎng)絡(luò)行為管理系統(tǒng)軟件和設(shè)備去支持,以保持一定的心理威懾。
①制定帶寬分配策略,為員工網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用設(shè)定帶寬的上限和下限值,杜絕無限制的使用帶寬資源;
②制定WEB過濾策略,禁止在上班時間訪問與工作無關(guān)、含有不良信息以及存在安全隱患的網(wǎng)頁;
③制定IM軟件使用策略,限制員工在上班時間通過IM軟件聊天、傳輸文件、共享視頻等;
④制定P2P下載策略,限制使用強占網(wǎng)絡(luò)資源的下載軟件,或為這些軟件設(shè)定下載及上傳的帶寬值,如BT、迅雷等;⑤制定外發(fā)信息監(jiān)控策略,對通過Email、BBS、MSN等途徑外發(fā)的信息進行審計過濾;
⑥制定網(wǎng)絡(luò)游戲封堵策略,限制上班時間玩網(wǎng)絡(luò)游戲,阻止員工沉迷于網(wǎng)絡(luò)。
辦法五:制定規(guī)范有效的上網(wǎng)管理制度
行為規(guī)范制度建設(shè)的滯后是員工沉迷網(wǎng)絡(luò)的重要原因,面對日益泛濫的員工非工作上網(wǎng)行為,從制度制定和執(zhí)行上進行控制是必要的。CIO應(yīng)聯(lián)合企業(yè)人事部門,對員工非工作上網(wǎng)行為的性質(zhì)、類型、嚴重程度、獎懲標準進行明確的界定,制定管理條例,做到有章可依有令可處,并加以宣傳教育,從思想意識規(guī)范員工上網(wǎng)行為,能從制度上有效地減少員工非工作上網(wǎng)行為。
日本本田公司為了對付煩人的員工沉迷網(wǎng)事,制定明確條文,并事前公開告知,白紙黑字發(fā)出明文訪問規(guī)定,網(wǎng)上該做什么,不該做什么,如不可游覽圖片、看小說,不可上網(wǎng)聊天、玩游戲等,不可網(wǎng)上交易、BBS等,讓員工有心理準備,從而避免進一步激化勞工矛盾。
辦法六:上網(wǎng)行為列入員工績效考核
當個別員工沉迷于網(wǎng)絡(luò)實在難于自拔時,就須作出相應(yīng)的處罰。CIO可借助網(wǎng)絡(luò)行為管理系統(tǒng)軟件中的上網(wǎng)報表管理模塊功能,對企業(yè)內(nèi)部的上網(wǎng)行為進行審計、分析,以便制定更為合理的上網(wǎng)行為管理辦法,比如當前國內(nèi)知名的上網(wǎng)行為監(jiān)控系統(tǒng)——聚生網(wǎng)管(官方網(wǎng)站),可以對員工的上網(wǎng)行為,如P2P下載、網(wǎng)頁視頻、瀏覽股票網(wǎng)站、玩網(wǎng)游等行為進行全面的監(jiān)控,同時還可以將這些監(jiān)控信息完整地記錄下來,從而便于網(wǎng)管人員的審核。CIO每月應(yīng)令I(lǐng)T部門對嚴重濫用網(wǎng)絡(luò)行為、明顯違反公司網(wǎng)絡(luò)制度的個別員工保留、統(tǒng)計上網(wǎng)記錄,并列出上網(wǎng)、聊天等前幾名的人員,分析其網(wǎng)絡(luò)活動內(nèi)容,提供給人事部門內(nèi)部進行考評。最終企業(yè)人事部門對于嚴重違反制度者采取指導(dǎo)、教育、經(jīng)濟處罰、行政處分。
辦法七:優(yōu)化激勵分配體系
員工非工作上網(wǎng)行為一個重大的內(nèi)部動力就是追求自身利益的最大化,當員工認為上班的正當收益低于社會平均水平,甚至低于非工作上網(wǎng)所獲得的收益時,非工作上網(wǎng)行為就愈發(fā)嚴重,反之,則減少。非工作上網(wǎng)行為嚴重的企業(yè)多是效益不佳、分配不公、獎懲不良。因此要扭轉(zhuǎn)不良的上網(wǎng)行為,CIO可建議領(lǐng)導(dǎo)層優(yōu)化企業(yè)激勵分配體系。要從薪酬制定依據(jù)、薪酬水平、獎金形式等方面進行最優(yōu)設(shè)計、合理分配,體現(xiàn)“按能取酬,多勞多得”的公平向上原則,薪酬多向能力強、表現(xiàn)好、貢獻大的員工傾斜。
辦法八:加強開展心理輔導(dǎo)
針對一些員工深度沉迷網(wǎng)絡(luò)而出現(xiàn)的心理問題、思想障礙,在進行有效監(jiān)管同時,CIO有必要建議企業(yè)引進心理輔導(dǎo)機制,將心理學(xué)的理論、方法和技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)管理活動之中,建立心理交流機制,以更好解決員工上網(wǎng)的動機、心態(tài)、情商、意志、潛能及心理素質(zhì)等一系列心理問題,處理好員工的消極情緒,調(diào)適員工的心態(tài),疏導(dǎo)員工不必要的心理負擔(dān),讓員工樹立健康心智模式,全身心重新投入到工作中。目前,在世界500強中有80%的企業(yè)為員工提供了心理援助計劃(EAP)。