一、系統需求分析及功能定位

“高等學校教學質量與教學改革工程”(簡稱“質量工程”)是教育部、財政部全面貫徹黨中央、國務院關于“把高等教育的工作重點放在提高質量上”的一項重大戰略部署。“十一五”期間的建設內容涵蓋精品課程、教學名師、實驗教學示范中心、大學生創新性實驗、特色專業、教學團隊、人才培養模式創新實驗區、雙語教學示范課程、大學英語教學改革示范院校等六大方面近十種類型的建設項目。“十二五”期間又新增專業教學質量標準建設、專業綜合改革試點、戰略性新興產業相關專業建設、卓越人才教育培養計劃、專業認證、精品視頻公開課、精品資源共享課、實驗教學示范中心、大學生校外實踐教育基地、大學生創新創業訓練項目、教師教學發展中心等五大方面十余種類型的建設項目。[1] 項目建設至少有國家、省、校等三個層級，部分地方院校則多達國家、省、市、校、院(系)等五個層級;項目管理任務涉及遴選培育、立項申報、專家評審、中期檢查、結題驗收、績效評價、推廣應用等諸多環節;建設狀態呈現培育、在建、延期、結題等多種狀態。隨著項目建設的不斷深入，不同年度、類型及層級項目的立項、檢查、驗收及推廣應用時常交織重疊，工作量急劇增長，項目管理效率與質量要求亟需提高。面對不斷增長的數量、質量和效率要求，相當一部分高校的項目管理仍處于人工管理狀態，程序瑣碎且勞動強度大，效率也低，工作人員疲于應付日常管理，幾乎無暇顧及內涵提升。以項目申報及評審流程為例，常見的運作模式為：申報者根據上級部門的申報通知下載申報書→填寫并提交紙質申請材料→管理人員收集、整理紙質申請材料→管理人員根據申報項目內容或屬性對申報書及支撐材料進行分組→聘請項目評審專家→分發紙質評審材料→等候專家審閱評審材料，填寫評分結果及評價意見→管理人員回收評審材料，匯總、整理專家評審意見→管理部門召集專家進行現場會議評審→匯總、形成專家評審意見→報領導審核并公示→公布評審結果。項目的中期檢查、結題驗收及績效評估工作的操作流程與此類似，只是所填報的申報材料，采用的評價指標不同而已。其間，申報者需提交一式多份紙質材料，管理人員則需多次反復收集、整理、分發、回收、再整理申報材料，手工匯總并統計分析評審結果。整個申報評審過程耗時長，材料多，流程繁雜，人員和資源浪費嚴重，工作進程慢，容易出現人為的錯漏，工作質量參差不齊。如遇有校外專家參與，則需遠程送交及回收紙質申報材料，工作量更大，且容易出現延誤。整個工作流程，項目申報者、管理人員及申報專家均深陷其間，費時費力，工作效率低，人力物力耗費高。傳統的以手工操作、經驗管理為主的運作模式已難以適應形式發展的需要，亟需通過管理的信息化、網絡化、無紙化，實現管理的程序化、規范化和標準化，提升管理水平和工作效率。基于上述背景，廣州大學自2009年起開始探索通過項目管理手段的信息化，實現管理流程優化及管理效率與質量的提升，經過多輪調試、試用及完善，自主建成“質量工程評審與管理系統”，實現了項目的在線申報、在線評審、在線查詢、項目信息集成管理及成果在線展示等功能，有效降低了勞動強度及資源耗費，同時顯著提升了管理水平與工作效率。

二、系統功能配置及特點

1.按需進行多元權限配置

系統可按項目管理的需要動態設置校級管理員、院校管理員、申報者、評審專家、學校領導等多種管理角色，不同的角色可根據任務配置的不同，賦予不同的權限。校級管理員為超級管理員，可對系統各項參數進行配置，諸如：對系統首頁公告欄進行管理;根據需要設置各種角色并授予不同的系統操作權限;設定各學院部門申報限額，滿足限額申報的要求;確定每個評審項目最多可上傳的附件數;動態設定評審或檢查驗收指標，以適應不同評審任務的需要;設定申報、評審等工作任務的系統開放時間，精準控制工作進程;分配評審專家評審的項目，支持分組評審、分組統計排序;動態查看評審結果，掌控評審進程;申報者在系統開放期間查看通知公告、填報項目基礎信息、提交申報書及附件;領取任務的評審專家可在約定評審期間，在線查看評審材料，給出評審意見和結論;校領導可以全面查看各種支撐材料、項目分組情況、專家評審進度及評審意見、項目評審結論等。

2.同時兼容多類型、多任務管理需求

“質量工程”項目類型層次多，不同類型、層次，年度項目的申報表格、評審指標及檢查驗收往往各不相同，如果將申報書的欄目通過后臺程序予以固化，全部設置在線提交數據，一旦申報材料的格式或欄目出現細微的調整，則需重新修改系統程序，工作量大且繁瑣。鑒于此，本系統將項目申報書、合同書、結題書及相關附件等材料以附件形式提交，使其能廣泛適應不同類型項目申報與管理的個性化需求。同時，為了克服系統不能自動提取附件文本信息，無法進行數據統計、匯總、查詢的弊端，系統在提交附件前要求將項目名稱、項目類型、項目等級、項目負責人、所屬部門等基礎信息在線輸入或批量導入，并將其作為信息統計、分析的基礎數據，滿足在線查詢、匯總等需要。對于評價指標，系統支持動態添加、刪除、編輯，能靈活滿足不同時間、不同類型項目對評審、檢查、驗收指標的不同要求。此外，系統支持不同類型的項目同時申報、評審，中期檢查或檢查驗收，彼此互不干擾，有效突破一般管理系統只能用于某一特定項目申報、管理或評審任務的局限，可同時進行多層級多類型項目的申報、評審、檢查及驗收工作。

3.在線評審并自動進行綜合智能統計

系統管理員將評審任務分配給評審專家后，領取任務的評審專家可在線維護個人信息(修改個人密碼等)、查看評審項目列表及各項申報資料，根據評價指標對項目進行評分、填寫評價意見、提交并打印評審結果。專家評審結束后，系統根據指標權重設置及專家的評價等級，按算術平均及相關度平均等方式計算項目得分并按相關度平均分降序排列。(相關度平均數算法旨在排除項目評分因人為干擾而出現異常，若某一專家的評分相比其他幾位專家評分的平均數，高于或低于設置指標，系統自動剔除該分數，只計算其它幾位專家的平均分。)評審意見表專家可自行下載、打印，系統管理者則可將不同專家對同一項目的評價意見或問題反饋，導出并編輯，為專家現場會議評審及領導決策提供參考依據。

4.集成管理各類項目信息

為了科學、準確地進行管理決策，高校領導及職能部門對“質量工程”項目數據的需求越來越多，而且對提供數據的時間和質量的要求也越來越高。由于時間跨度長、類型層次多，各高校“質量工程”的申報及建設管理工作散布在教務處、實驗室管理處、現代教育技術中心等不同處室，即便在同一處室，管理職責通常又由不同的崗位和人員具體負責，領導及職能部門需要對某類、某項、某部門或某人的數據進行統計或核實時，數據查找、核實麻煩，而且容易出現錯漏，其間如出現崗位及人員調整、調離等情況，操作更為困難。鑒于此，系統專門開發了項目查詢功能模塊，該模塊支持根據項目名稱、項目類型、項目(獲獎)等級、項目負責人、所屬部門、立項時間、結題時間等要素進行逐項輸入或成批導入，實現對項目信息的集成管理，通過電腦終端可方便快捷地完成各級各類項目的瀏覽、查詢、分類及匯總等工作。同一項目申報、評審、建設、層次提升的歷史軌跡清晰可查;同時，系統支持按項目類型、項目名稱、項目等級、立項時間、項目負責人、所屬部門等要素進行單一條件查詢或多條件查詢，查詢結果可以EXCEL文檔進行導出、打印或預覽，確保數據的完整、統一、及時、準確。

5.無縫對接并共享數字化校園管理系統的基礎數據

經過數字化校園一期工程和二期工程的立項建設，我校已建成統一的身份證認證平臺、統一信息門戶平臺及教務管理、人事管理、辦公、科研管理、財務管理、固定資產管理、實驗教學管理、研究生管理等20余個應用系統。為避免出現新的信息孤島，系統開發之初就明確提出共通、協同、共享原則，成功實現基礎數據在各應用系統間的同步推送、共享。教師及評審專家無需注冊即可登錄，而其所在部門、職稱、身份等信息能自動顯示，有效減少教師申報及專家評審工作的重復填報，確保各項數據的一致性和準確性。客戶端不需要安裝任何軟件，用戶只需具備基本的上網知識和軟件操作經驗，即可快速地熟悉并使用系統。用戶提交的電子版材料系統長期保存，經授權后可隨時在線查詢、統計、分析。

三、體會與感悟

1.系統需求分析需透徹，用戶需求的編制質量直接決定系統開發的質量

從學理的角度講，所謂“需求分析”，是指對要解決的問題進行詳細的分析，弄清楚問題的要求，包括需滿足什么要求、具備什么功能、解決什么問題等。[2]軟件開發當中的“需求分析”就是確定要計算機“做什么”。軟件開發人員不是用戶問題領域的專家，不熟悉用戶的業務活動和業務環境，用戶提出的系統開發需求是其進行軟件開發工作的邏輯起點，需求分析是否準確、到位，直接決定了軟件開發的效率和質量。在網絡技術、數據庫開發技術高度發達的今天，只要用戶對系統需求有足夠清晰的構想，技術開發人員大多都能設法做到，反之，如果需求分析簡單、粗糙，必然導致系統開發人員無所適從，功能殘缺不全。有些軟件系統被埋怨存在功能缺陷或使用不便，根源不在于技術存在缺陷或問題無法解決，而是由于用戶和開發者雙方事前對系統需求的分析、理解不到位，或者軟件開發過程中的彼此間的溝通不及時。教務管理人員熟悉業務流程、清晰業務需求、在需求分析階段具備不可替代的主體核心地位，理應主動、認真地思考、梳理崗位業務需求，對系統的性能指標及功能設置，明確提出要求，并積極與系統開發人員溝通，形成清晰的系統需求說明書，而不能只是粗枝大葉地提一些條條框框，導致系統開發人員憑自己想象和理解來自由發揮，導致整個開發工作事倍功半。

2.管理思想需創新，管理觀念和手段的變革直接影響行為方式與工作效率

項目管理的信息化基于管理思想、管理觀念和管理手段現代化。項目管理信息化建設首先必須轉換觀念、開拓視野，充分認識到信息技術對項目管理的巨大推動作用。[4]其次，要本著開放的心態和發展的眼光，依托現代信息技術和網絡技術，對傳統的管理模式進行客觀的分析和取舍, 摒棄看似嫻熟、實則低效的經驗管理模式，通過向技術要效率，積極探索教學管理信息化的新思路、新方法。為提高管理效率和管理水平，我校近年來陸續開發了人才培養方案管理系統、課程教學大綱編制管理系統、教學成果獎評審管理系統、畢業論文管理系統，業務管理的規范化、科學化、網絡化、便捷化水平顯著提升，人力、物力及時間成本顯著降低、工作效率和項目管理質量穩步提升。

3.功能設置需以人為本，技術細節的處理直接關聯用戶的使用體驗

作為一個直接服務于一線業務工作的系統，“好用、實用”是基本要求，細節決定成敗。“好用”即系統界面友好，操作簡潔、維護方便、智能化程度高，“實用”即系統運行穩定、能適應各種業務環境、滿足業務需求。[5]以我校質量工程項目管理系統附件上傳功能的設計為例，由于當初只要求系統具備常見附件的上傳功能即可，對其所能兼容的格式沒有提出明確具體的要求，造成系統最初只支持上傳 Word和Excel文檔，但事實上，由于使用習慣的不同以及不同類型項目間的差異，用戶在實際使用過程中可能用到的附件不僅有常見的Word和Excel文檔，還有PPT、PDF、JPG、MPEG、TXT等文檔以及音視頻文件、壓縮文件、網絡頁面、網站鏈接等。此外在界面設置方面，不同權限的用戶登錄后看到的是契合自身角色和操作的個性化界面，凡能從后臺提取的數據，系統自動提取并顯示，避免重復輸入，無關信息及操作按鈕自動屏蔽，避免用戶出現誤操作或迷航。諸如此類的“小”問題，唯有在系統開發過程中予以重視并確保配置到位，才能避免教師和評審專家在使用過程中出現不必要的麻煩和困擾，最大程度地為其提供卓越的使用體驗，為管理系統的迅速推廣和普及夯實物質基礎。