三分項目,七分實施。可見,在移動商務項目中,實施團隊的重要性。在這篇文章中,筆者將結合實際的項目經驗,談談如何來建議一個強健的實施團隊。以下這些內容都是筆者的經驗之談,還請各位讀者多多指正。
一、一把手不僅要掛帥,還要積極參與
移動商務是一把手項目,這是毋庸置疑的。雖然移動商務只是企業信息化項目建設的一個邊緣組件。但是要在公司內部推廣移動辦公的觀念,還是會遇到不少的阻礙。如財務的預算部門、企業的老員工、經常出差的人員等等,可能都會有反對的意見。移動商務會涉及到比較大的投資,財務部門用戶就可能會拿預算來說事。如果推行移動辦公的話,就可以 要求出差人員每天匯報出差的情況。而出差人員就可能不希望受到這么大的拘束。所以他們也可能會反對等等。
可見,在移動商務實施過程中,在企業里的阻力還是不小的。為此移動商務就是一個一把手工程。如果一把手不出面,后續遇到的阻力是非常大的。企業其他部門的業務經理,很難推動這個項目。
不過這里要提醒一點,在移動商務這個信息化項目中,一把手不僅僅要掛帥,而且還要積極的參與。作為企業的一把手,在項目小組中,不僅僅是掛了一個項目總監的頭銜而已。而是應該積極參與到項目中去。舉一個簡單的例子,在項目一些關鍵節點的會議上,一把手應該出面。同時,項目小組也需要定時向一把手匯報項目的進度。掛羊頭、賣狗肉的事情,在移動商務項目小組中應該盡量避免的。
二、根據項目分工來安排項目人員
在移動商務小組中,會有不同的用戶,承擔不同的角色。如一個常見的移動商務項目團隊,會有項目總監、項目經理、部門主管、業務主干等等人員構成。這些不同的角色,其實在項目推薦過程中所負責的工作是不同的。
如項目總監一般是用來協調矛盾與利益沖突;項目經理是用來調配資源;部門主管是用來規劃流程;也業務主干是用來輸入數據。由于其承擔的任務不同,對其也有不同的要求。
通常情況下,業務數據的錄入與核對是比較枯燥的事情。因為業務的輸入,都是一些重復性的工作。如果不夠仔細、不夠有耐心,很難得到比較有成效的數據。所以承擔這部分任務的員工,其穩定性就非常關鍵。不能夠出現企業花了幾個月將這個用戶培訓好了。還沒給企業帶來多少的就價值,這個用戶就離職了。如此的話,對企業的移動商務建設會帶來比較大的隱患。對于這種崗位,筆者一般會企業挑選哪些大中專畢業(對于業務數據的錄入,沒有多大的專業技術要求,只要懂基本的電腦操作即可)、女生優先(不是筆者有性別歧視,而是因為女生比較有耐心、細心)、優先從企業內部挑選(在企業呆了一點時間,比較了解企業的產品與業務,可以提高數據錄入的準確性)。
而對于部門主管來說,主要是要有改革的觀念與熟悉企業的業務流程。為了符合移動商務辦公的需要,要對企業的現有流程進行調整與優化。如可能需要實現電子簽核等等。這就要求部門主管不僅僅要熟悉企業的業務流程,同時對于即將面臨的流程變革,要有心理準備。對于確實有必要改善的流程,還是要能夠積極面對。如果連部門主管都不能夠接受流程的變革,那如何去說服底下的員工按新的流程來辦事。
從上面的分析中可以看出,不同的項目組成員在項目團隊中承擔不同的角色。在安排項目小組成員時,需要仔細分析不同角色的特點。只有如此,才能夠在企業內部抽調不同的人員來支持項目的建設。
三、IT是項目小組的重要組成部分
很多人會把移動商務看做是一個信息化工作。其實這是非常錯誤的。移動商務雖然體現的是信息化技術的更新,但是其是一個管理優化的項目。簡單的說,移動商務應該是管理咨詢與信息化技術結合的一個產品。不過在實際工作中,其更加的傾向于移動商務。而不是信息化技術。
那么企業的IT部門在移動商務中擔任什么角色呢?是不是說IT團隊可以放任不管呢?那也不是。移動商務是企業管理咨詢與IT信息化技術結合的產物。不過其核心是管理咨詢。但是也離不開IT團隊的支持。這就好像一臺數控機床,除了要有熟練地操作工之外,還要有機械維修工程師。兩者顯然在工作中承擔不同的角色,但是缺一不可。
筆者認為,企業的IT團隊,在移動商務項目中,雖然并不是主角,一般不建議IT負責人承擔項目經理的角色。但是其作用仍然非常的關鍵。后續的技術支持都需要依靠IT團隊來負責。筆者將IT負責人在項目中的角色定義為“項目助理”或者“項目副經理”。當然,這個IT負責人不再簡單的從事技術的工作,還需要了解企業的業務流程。如在遇到某個問題時,一般是IT負責人作為企業與實施顧問之間的溝通窗口。在向實施顧問闡述問題的原委時,至少需要知道是哪個節點出現了問題、這個節點的上流業務與下流業務是什么。不僅僅在與顧問的溝通中,需要了解這方面的信息。而且后續IT負責人在自主的排除故障時,這也是必須的。如某個節點出現問題時(如數據不對時),要知道其上流的單據是什么、背后的業務邏輯是什么。只有了解這些內容,才能夠去尋找問題的原因。
總之,筆者認為IT負責人在移動商務團隊中,要轉變自己的角色。不再拘束與信息化技術方面的工作。同時需要了解業務流程與業務邏輯。只有如此,才能夠做好這個承上啟下的關鍵作用。
四、關注團隊成員的穩定性
筆者在實施移動商務項目時,比較擔心的是項目實施到一半或者項目剛上線三個月,項目團隊的關鍵用戶就流失了一半。這種現狀在不少企業中經常會遇到。因為移動商務等信息化項目,其實對于員工來說,有著鍍金的作用。在項目實施前后,這個員工的身價會有很大的變化。如一個員工如果在移動商務項目中,擔任關鍵用戶或者內部顧問的角色之后,就很有可能被其他也準備上這個項目的企業挖走。其實在這個過程中,實施公司也會挖人。如他們自己缺少顧問,或者他們的一個意向客戶要求這方面的人才,他們就會從企業內部挖人。畢竟可以減少重復培訓的成本。這也就是說,企業成為了一個免費的學校,為其他企業免費的輸送人才。
一把來說,企業挑選項目小組成員時要關注業務能力、是否有時間以及忠誠度等等。筆者認為,忠誠度在這幾個要素中,反而是最重要的一個環節。簡單的說,項目團隊的穩定性,是企業移動商務項目取得成功的一個關鍵要素。
筆者建議,在挑選項目成員時,最好選擇跟企業一起成長的員工。這些員工一般的都會有比較高的忠誠度。同時,在項目結束后,最好根據項目的貢獻以及其他的一些考核措施,對項目成員的工資待遇做一些調整。適當的提高其工作待遇還是很有必要的。這比臨時增加一些項目補助更加有意義。
總之,項目成員的穩定性在項目團隊組建中要作為一個核心的要素來考慮。